ひと手間で時間短縮?会計ソフトの裏技はコレ!

データが合わないときに使える方法

会計ソフトで仕訳を入力するとき、複式簿記と呼ばれる方法を取ります。借方と貸方がありそれぞれに勘定科目と金額を入力します。すると必ず借方合計、貸方合計が一致します。理屈が分かっていると当たり前に感じますが、仕訳の入力ミスなどをするとずれてしまいます。8と3や5と6などは入力ミスしやすく、借方に5000、貸方に6000と入力すれば1000の差が生じます。入力ミスがあれば修正しますが、仕訳を一つずつ確認するのは大変です。そこで日別日計表と呼ばれる帳票を画面上で確認してみましょう。すると日別の貸借の差が表示され、いつからずれているのかが分かります。ある日からずれているならその日にミスが発生しているので、その日分だけ確認すれば済みます。

前の仕訳をコピーして楽に入力

商品を販売する会社などでは、1日に多くの販売データを会計ソフトに入力します。また、入金時にも多くのデータを入力します。この時、金額は異なるが勘定科目や摘要がほとんど同じ仕訳を入力するときがあるでしょう。この時に便利な裏技として、前の行で入力した仕訳データのコピー機能があります。ファンクションキーやショートカットキーなどを押すとコピーされます。後は金額と摘要の内容を変更するだけなので、入力の手間を減らせます。他の仕訳をコピーして貼り付けるなどは結構あるかもしれません。この時はまずコピーしたい仕訳を選択し、貼り付けたいところに貼り付ける作業があります。前仕訳のコピーはワンタッチです。金額以外をコピーする機能などもあります。